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【例文付き】問い合わせフォーム営業の文面を作るコツを解説!
編集部員 田村
皆さんこんにちは!アポカレッジ編集部員の田村です。
今回は問い合わせフォーム営業の文面を作るコツについて解説します。

アウトバウンドの集客施策の中でテレアポに匹敵する効果が期待できるのが問い合わせフォーム営業です。

お問い合わせフォームから営業メールを送付することで、テレアポと同じく潜在層にもアプローチが可能です。

さて、「問い合わせフォーム営業を実際にやってみよう!」と思ったときに問題となるのが実際の文面ではないでしょうか?

問い合わせフォーム営業のポイントはメールの書き方にあります。
より魅力のある文章を書くことで、反応を得られる確率が高まります。

そこで今回は、問い合わせフォーム営業の文面を作るコツをご紹介します。
今回の記事を参考に、ぜひ良い成果を出してください!

 本記事は新人マーケター田村の主観を多分に含んでおります。アポカレッジ!は皆様と共にステップアップをすることを目的としたメディアですのであえてこのようなスタイルでお届けしております。情報の取り扱いは皆様の自己責任にてお願いいたします。

まずは目的を明確に!

問い合わせフォーム営業をする際にまずは決めたいのは「目的」です。
問い合わせフォーム営業もマーケティング施策の一つであり、コンセプトやターゲットを明確にすることが非常に大切です。

例えば、「全く新規のリストへアプローチしてアポ獲得を目指す」のと、「取引先に新商品紹介のウェビナー参加を呼び掛ける」のでは書くべき内容が全く違いますよね。
もしメルマガなど書いたことがあるならば、その時のクセでずれたことを書いてしまう恐れがあります。

基本的に問い合わせフォーム営業は完全に新規顧客向けの施策のはずなので、しっかり理解して準備しましょう。

「個別アプローチ」か「大量アプローチ」かを決めよう!

問い合わせフォーム営業の文面を作る際、次に決めたいのが「個別アプローチ」をするのか、「大量アプローチ」をするのかです。

まず、個別アプローチだと反応を得られる確率がかなり高まります。
その企業の情報を確認したうえで、ユニークな文章を作るからです。

受け取る方としても「しっかりこちらに興味をもって連絡しているんだな!」と好印象を持つことさえあります。
そのため、反応が良くなるのです。

ただし、個別に一つ一つメールを作っていると当然ですが送信できる件数が減ります。

仮に一本10分だったとしても一時間で6通、一日8時間ずっと送信したとしても48通となります。
一日中問い合わせフォーム営業だけをするわけにはいかないと思うので、スピード感と獲得量にはやや課題が残るでしょう。

逆に、外部の方やアルバイトに手伝ってもらう大量アプローチだと、その名の通り大量の件数のアプローチが可能です。
ある程度テンプレートで送るのですが、タイトルや本文に魅力があれば十分な反応が得られます。
数多くのリストが準備できた場合、予算にもよりますが、一か月100件のアポイントを獲得する事さえできるでしょう。

課題としては、どうしてもユニークな文章を作るのに比べると反応は落ちてしまうことですね。
まずい文章を書いてしまうと非常に寂しい結果に終わる可能性もあります。

効率と予算などを天秤にかけて、どちらで取り組むかを決めましょう!

実際の文面を書く際に大切な4つのポイントを解説!

さて、ここからは実際にメール本文を書く際のポイントを解説していきます。
個別アプローチ・大量アプローチのどちらでも応用できる基礎的な内容なので、ぜひチェックしてください。

興味が持てるタイトルを考えよう

まずは問い合わせフォームの本文に題名を書くことを想定し、興味を引けるタイトルを考えましょう。
意外と多くの企業が「ご用件」など何かしらの名目でタイトルを書く項目を用意しています。
しっかりと工夫して反応が得られるようなタイトルを考えたいですね。

問い合わせフォーム営業のタイトルで気を付けるべきなのは、メルマガのような過剰な煽りは控えるということです。

既に何らかの興味を持っているメルマガ読者なら「おっ?面白そうだ」と思って読んでくれますが、完全新規のアプローチ先にはスパムメールだと思われてごみ箱に捨てられる恐れがあります。

それなので、「●●の件」「●●についてご相談」など少し曖昧な書き方をして、まずは開封してもらう事を目標にしましょう。

次に、可能ならその会社の【社名】や【直接の担当者名】が分かればベストです。
特に個別アプローチをする場合は必須の項目です。

こちらを入力しておくだけでスパムではなく人が丁寧に意図をもって連絡してきた感覚が強まります。

 補足
「倒産しました:株式会社●●」という衝撃的なタイトルで反応を得ようとする手法があるようですがオススメはしません。
というのも、開いた後に興味を持ってもらえなければ気分を害してしまいスパムメールとして登録される危険があるからです。
問い合わせフォーム営業は反応率が良いといっても1%行くか行かないかの施策です。
いくら反応が取れそうとはいえ、迷惑メールを送ってしまうのはやめたほうが良いと思います。

自己紹介にこだわろう!

次に自己紹介です。

まず、問い合わせフォームから来たメールを見て相手が感じるのは「困惑」や「不信感」です。
「変な営業メールが来たぞ……」と程度の差はあれ持ってしまうものです。

なので、簡潔に自分が何者なのかをしっかり伝えて、不信感を軽減しましょう。

具体的には「数値」「共通点」「苦労話」を交えながら書くのがおすすめです。

『数値』とは

例えば数値とは、「累計500社様がご活用いただいている●●サービスの運営業者です」といった書き方になります。
あるいは、「平均で35%の経費節約を達成している●●サービスの提供会社です」とメリットにしてみても良いでしょう。

実績を交えた自己紹介をするのはテレアポなどでも王道ですが、問い合わせフォーム営業でも応用可能です。

特に大量アプローチでは後述する共通点や苦労話を使いにくいので、しっかり練りましょう。

『共通点』とは

「共通点」とは、その会社と自社、あるいはその会社と自分自身の共通点を絡めるやり方です。
例えば、「弊社もHPを改修しSEO対策に力を入れており、貴社のWEBマーケティングの取り組みには感銘を受けました」というような書き方です。

あるいは、人材会社にアプローチする際に、「私は前職が●●人材株式会社で人材紹介に携わっていました」と書くような具合です。

さらには、個人でやっている会社にアプローチする際に、「Twitterを拝見いたしましたが、私も●●のラーメン店にはよく通っているので失礼ですが親近感がわきました」と書いてみたりするということです。

このように何らかの共通点を冒頭に出すことで不信感の軽減が出来て、ごみ箱に捨てる前に内容を読んでもらえる確率が高まります。

『苦労話』とは

最後の「苦労話」は、苦しかった時期の自己開示をすることで興味・関心を引く手法です。

これは「私も前職で残業時間が多く体調を崩した経験もあり、労務管理にはこだわりを持って働いております」などが具体例です。

当然嘘をついてはいけませんし、サービスと何も関連の無い苦労話であれば意味がありません。
一方で、サービスと関連性がある内容であればストーリー性が生まれるので、読んでもらえる可能性が高まります。

以上の内容を参考に、導入の文章をブラッシュアップしましょう。

連絡した意図を明確に!

次が連絡した意図を明確にすることです。

メールはある程度最初のパッと見た印象でじっくり読むかが決まります。
なので、ダラダラと用件を先送りにしてしまうと読まれなくなる恐れが高まります。

そのため、自己紹介の後の第二段落目で早速今回連絡した目的を伝えましょう。
サービスの提案ならサービスの提案、アライアンスならアライアンスと明示します。

なお、実際に反応が変わることがあるので、「提案」を「ご案内」に変えてみたり、「サービス紹介」を「サービスのお知らせ」と少しずつ変えてみるのは良いと思います。

堂々と伝えてしまい、反応を得ましょう。

メリット・実績が最重要ポイント

次に、一体どのようなメリットがあるサービスで、どんな実績があるのかを明示しましょう。

その際、サービスの機能ではなくて出来るだけメリット、ベネフィットについて書くのが大切です。

例えば一例ですが、

「これまで1000社を超える企業様のSEO対策をサポートしており、『●●』などの高難度キーワードで一位を獲得し、HPの閲覧数が3倍になった実績ございます。
貴社HPにおいても、【●●】のキーワードでの一位獲得、HP閲覧数大幅アップ、ひいては受注件数増加のサポートが可能だと考えてご連絡いたしました。」

この様な書き方をすると興味を感じてもらえるかもしれません。

実際にEMEAO!で問い合わせフォーム営業を行った際も、実績部分を変えると反応率が大きく変化したのでしっかりとこだわりましょう!

コツは、「とにかく自社の中で最大の物を出す」ことです。
現金な話ですが、『一部上場企業』の実績をズラッと並べただけで0アポだった分野でアポが大きく増えたことがあります。

嘘はダメですが、実際に受注した中で最大手の案件や、一番高い成果が出た案件はしっかり記録しておきましょう。

取ってほしいアクションをビシッと書こう!

そして、最後にとって欲しいアクションを明確にしましょう。
間違っても、「ご興味を持っていただけますと幸いです」などの意味の無い文章で終わらないようにしましょう。

もしアポ獲得のためなら、「ぜひ一度お打ち合わせの時間をいただけますと幸いです」などと書くのが良いと思います。
単純なことですが、取ってほしいアクションの部分を変えると、これもまた反応が変わります。

アポならアポをしっかりと求める。
資料ダウンロードなら資料ダウンロードをしっかりと求める。

その上で、負担軽減のために、「万が一ニーズに合わなかった場合はその場でお断りいただいても差し支えございません」などと書くのも良いでしょう。

しっかりとアクションを明記することが大切です。

問い合わせフォーム営業の例文をご紹介!

それでは、実際に問い合わせフォーム営業の例文をご紹介します!

こちらは、弊社に届いた問い合わせフォーム営業の文面を参考にして作ってみた文章です。

元の文章はあまりこなれていなかったので、「もし自分がこのサービスを販売するとしたら?」と思いながら書きました。

今回の記事で紹介したエッセンスを盛り込んでみたので、参考にしてみてください。

【アポ数●●件以上の増加事例アリ】新規開拓強化のご提案//●●株式会社 田村

突然のご連絡失礼いたします。
●●株式会社の田村と申します。

弊社は創業から●年以上に渡りテレマーケティング事業を行っております。
累計●●社の新規開拓をご支援しており、累計獲得アポ数は●●件に上ります。

今回、貴社新規開拓をテレアポ代行によって強化できると考え、大変勝手ながらHPからご連絡差し上げました。

昨今、新型コロナウィルスの影響からWEB集客に注目が集まっているものの、
その一方で、実はテレアポの通電率やアポ獲得率は通常時と変わらない好調さを維持しております。

下記は、弊社がテレアポ代行を通じて支援している企業様の実績です。
【支援企業様 実績例】
商材:●●サービス
・合計●●件のアポ獲得
・決裁者アポ率は●%
・弊社獲得アポからの受注率●%

弊社サービス導入後、月●万円の売上アップを実現した企業様の実績もございます。

もしよろしければ、下記日程で初回ヒアリングも兼ねたお打ち合わせはいかがでしょうか?
※WEB会議はもちろん、ご訪問も承っております。

・●/●(月) 10:00~18:00
・●/●(火) 10:00~18:00
・●/●(水) 10:00~18:00

どうぞご指定くださいませ。
万が一埋まってしまった場合は優先的に再調整させていただきます。

もし、ニーズに合わなければその場でお断りいただいても差し支えございません。

貴社にとってメリットのあるご提案をさせていただきますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

●●株式会社
テレマーケティング事業部 インサイドセールス
田村 たくじ
03-××××-××××
XXXX@emeao.jp

 

 補足
「弊社サービス導入後、月●万円の売上アップを実現した企業様の実績もございます」
この部分も含めて、実績は具体的な数値を入れましょう。
具体的な数値を入れれば入れるほど説得力が増しますよ。

問い合わせフォーム営業独自のポイントを踏まえて文章を書こう!

今回は問い合わせフォーム営業の文面を作るコツを解説しました。

問い合わせフォーム営業は文章の内容と反響の数が明らかに関係しています。

EMEAO!でも、反応が上がったり下がったりを繰り返しながら試行錯誤して取り組んでいます。

しかし、頑張って取り組めば着実に成果が出る施策であるのは間違いありません。

今回ご紹介したポイントも踏まえながらぜひオリジナルの営業文を作ってみてください!

これを見ればEMEAO!のすべてがわかる!

サービス開始以来の相談件数・登録企業数の推移なども大公開。また、EMEAO!が満足度の高い事業者マッチングを実現するためにどのような取り組みをしているのかもわかりやすく解説しています。極秘社内情報も限界ギリギリまで盛り込んだ、まさに決定版の資料をウェブ限定でプレゼント中。この機会に是非ご覧ください。

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